vendredi 8 octobre 2010

Trucs et Astuces: synchroniser Outlook (contacts, courrier, agenda,notes, tâches) avec Gmail et iPhone

Après des heures perdues à avoir testé mille configurations de synchronisation dans tous les sens, je vous livre directement les résultats de ce que j'ai installé et qui marche de façon stable.
Rappel de mon équipement:
- Windows 7 (j'ai changé de PC et sans m'en rendre compte je suis passé sur un 64 bits , un HP Pavilion dm4 avec processeur Intel Core i5 mai sje ne vois pas vraiment la différence avec un 32 bits...)
- Office 2010 avec Outlook 2010: si vous êtes étudiant ou enseignant , la licence complète est à 69 euros en ce moment!
- iPhone 4 (qui remplace un iPhone 3GS en OS 4 et là non plus je ne vois pas la différence à part que je peux me prendre en photo par devant ou par derrière ou faire de la web-conférence avec un correspondant équipé lui aussi en iPhone4)
- compte Gmail
Ce que je veux synchroniser: courrier, agenda, notes, tâches (l'objectif paraît simple, n'est-ce-pas?)
Sur quelles plateformes : PC, Gmail, iPhone.
Réglages de l'iPhone:
- le courrier et les notes sont gérées par l'application Mail standard
- l'agenda est géré par un compte Exchange: Gmail simule en fait un serveur Exchange (à l'adresse m.google.com) ce qui vous permet de vous synchroniser en mode Exchange sur le courrier, le contact et les calendriers de Gmail; moi je n'ai pris que les calendriers et je ne vous expliquerai pas pourquoi, ce serait beaucoup trop long!
- la synchro entre le PC et l'iPhone se fait via iTunes

Réglages d'Outlook 2010:
- un compte Gmail POP (j'ai abandonné l'IMAP car il part dans des boucles de temps insupportables) avec les bons paramètres, ce qu'on oublie souvent car ce ne sont pas les mêmes qu'un serveur POP standard: serveur entrant sur le port 995 en chiffrement SSL et serveur sortant sur le port 587 en chiffrement TLS.
- installation du complément gsyncit qui lui aussi peut faire beaucoup de choses et synchroniser Outlook avec Gmail sur : calendrier, contacts, tâches et notes; j'ai choisi de tout synchroniser sauf les contacts, et là aussi pour des raisons trop longues à expliquer mais si vous avez envie de perdre du temps, tant pis pour vous! :)


Paramétrage de iTunes (sur la version 10.0.1.22au moment où j'écris cet article)
- synchroniser Contacts et Notes

ET voilà!

Ce qui marche vraiment très vite:
- une modif de calendrier entre iPhone et Gmail: c'est du quasi temps réel
- une modif de contacts et de notes entre Outlook et iPhone: même sur une base Contacts comme la mienne de plusieurs milliers de fiches (et le mode recherche de l'iPhone 4 est lui aussi beaucoup plus rapide)

Ce qui marche moins vite:
- gsyncit: fiable mais lent; mais il a un gros, un énorme avantage:   il ne fait pas de bêtises et respecte les formats (rien que cela, c'est un miracle dans la jungle des produits bidon de synchronisation qui pourrissent le marché). Il est lent car il a l'air de passer en revue tous les éléments à chaque synchro; l'idée est de faire d'abord une synchro complète puis ensuite de limiter la portée de la synchro (sur un nombre de jours restreint dans le calendrier par exemple); on peut gérer le lancement de la synchro aux intervalles de temps qu'on veut, à partir de 5 minutes

Le résultat de est que j'ai quand même à peu près à jour et sans détérioration de formats mon courrier, mon agenda, mes notes et mes tâches disponibles à tout moment sur Outlook à partir de mon PC perso, sur mon compte Gmail à partir de n'importe quel PC et sur mon iPhone. Et rien que cela, je vous jure, ça vous facilite la vie!
La seule chose que j'ai abandonnée , parce que c'est un foutoir pas possible, c'est la synchro des Contacts entre Gmail et Outlook. Un jour, quand j'aurai le temps, peut-être!...

23 commentaires:

  1. Merci pour ces renseignements très précieux! A vous lire entre les lignes, on sent que vous avez dû passer un paquet d'heures avant de trouver la bonne solution!

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  2. bonjour,

    votre article tombe très bien.... merci pour ces explications.

    En effet depuis quelques jours et pas mal d'heures de recherchen je constate qu'il existe un grand nombre de qualité à utiliser outlook (vrai gestion de carnet d'adresse, calendrier agréable et surtout interactivité entre windows et outlook ...), mais surtout que gmail est indispensable poiur moi dans la synchro aisée avec telephone android de ma femme, blackberry du boulot et iphone perso !

    pour trouver une synchro entre tous les appareils et outlook + gmail................. une histoire de dingue.

    Voici ma config :

    pour les emails :
    Outlook parametre avec un compte exchange (m.google.com) et il est vrai que la synchro est instantanée entre gmail, outlook et iphone

    Pour les contacts :
    je déconseille googlecontactsync qui est unilaterale et ne respecte pas les formats
    je recupere mes modif via mon compte exchange mais j'espère que gsyncit comblera mon manque au niveau d'outlook

    Pour les notes, j'ai trouvé EVERNOTE gratuit, simple et complet

    Pour les taches , j'utilise TODO idem

    voila messieurs, si ça peut aider ne serait ce qu'une personne, je serai content d'avoir pris 5 minutes pour avoir écrit ces quelques lignes ;)

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  3. Merci idavidok pour ce partage d' expériences; apres avoir teste toutes les usines a gaz, ma tendance maintenant est de chercher le plus simple; par exemple pour les taches, autant utiliser celles de Google! J ai limpression qu un jour je laisserai tomber Outlook et iTunes et passerai tout en Google! On verra...

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  4. bonjour

    merci pour le partage des infos.

    essayez aussi ce jeune logiciel pour le synchro (google-outlook) des contacts :

    http://sourceforge.net/projects/googlesyncmod/

    cordialement

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  5. Pour synchroniser vos contact entre GMail et Outlook utiliser Outlook4Gmail et liser cette article http://www.korben.info/synchroniser-ses-contacts-outlook-avec-gmail.html, je pense qu'il va résoudre votre problème.
    En tout cas trés bonne article de votre part.

    Cordialement.

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  6. @bauzone: je le trouve beaucoup plus long que gsync, notamment au démarrage d'outlook, donc je l'ai abandonné.

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  7. Bonjour.
    Bravo pour cet explicatif qui date mais qui est le seul à fonctionner correctement.
    Je n'ai hélas pas de serveur exchange
    je tourne avec Gsyncsit et GoContactSync cité précédement par OY

    CE qui me gênes le plus c est evidement de ne pas récupérer les catégories de mes evenements Outlook et je ne sais aps pourquoi mais toutes mes entrées deviennet privées (avec le cadenas).

    Je serais ravis de lire des avis récents et de donner plus amples informations à ceux qui gardent encore outlook 2010 (ou autre) comme gestionnaire et qui sont sur android ou ailphone pour avoir une empreinte à tout moment

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  8. Hélas! après 30 ans de PC/Windows/Outlook et après avoir écrit cet article, j'ai viré ma cutie et je suis passé sur Apple/Google/Open Office et sur smartphone Android: dans cet univers,la synchro contacts, email et agenda est un jeu d'enfant (on the air of course!)...

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  9. Bonjour Luc,
    tu peux nous en dire un peu plus sur ton expérience ?
    Tes contacts sont sur quel logiciel (open office) ?
    Ou bien, peut-être que tu ne stocke plus tes contacts sur ton ordi et que tu fais ta synchro uniquement entre Apple (iphone j'imagine) et Gmail et/ou Android ?
    Ayant besoin d'avoir un logiciel pour "manipuler" :) mes contacts (catégories, détails etc) à partir de mon ordi, ça m’intéresserait de connaître ton expérience.

    Merci de ta réponse.

    Cordialement.

    Ömür

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  10. A la demande d'Omür, je détaille mon équipement/organisation actuel: je travaille sur MacBook Pro en Mac OS 10.6.8 et sur MacBook Air en Lion (je fais le lien entre les deux à travers un disque externe géré par Time Machine); j'utilise la suite gratuite OpenOffice et c'est un peu difficile quand on a 30 ans de Windows/outlook dans les mains mais on y arrive très bien; mes contacts et mon agenda ayant été synchronisés avec Gmail comme je l'explique dans cet article, le jour où j'ai basculé du PC vers le Mac, ça a été vachement simple: j'ai fermé le PC (bon, c'est vrai il est encore là, dans un coin...) et j'ai ouvert Gmail sur mon Mac... et j'ai tout retrouvé.
    Depuis, je confirme: pour les emails, les contacts et l'agenda je ne travaille plus que sur Google/Gmail/Agenda/Contacts
    A noter que j'ai une très grosse base Contacts, très renseignée et qui comprend près de 6000 fiches (30 ans de journalisme...) et j'ai de temps en temps une erreur temporaire d'accès à Gmail/Contacts du genre "Oups, il semble qu'il y ait un pb... erreur 101... tentative de reconnexion" que je résouds en fermant et relançant le navigateur; je leur ai signalé le pb mais pas de réponse; cela vient peut-être de la taille de la base.
    Mon smartphone Android est un Galaxy Samsung S2 que j'apprivoise après plusieurs années d'iPhone et là non plus ce n'est pas simple mais je crois bien que je suis en train de l'adopter: emails, contacts et agenda y sont très bien synchronisés en temps réel (ça pompe de la batterie) et on the air, fini les cables. Ce smartphone notamment n'a aucun problème avec mes 6 000 contacts.
    Je teste en ce moment l'appli Android TaskOs qui a l'air de bien se synchroniser avec les taches de Google (ces tâches s'affichent dans une petite fenêtre interne ou externe grâce à un widget Google).
    Il me reste la synchro des notes à mettre au point et c'est vrai que je les ai un peu oubliées dans mon transfert et j'en ai donc perdu une bonne partie.
    J'utilise également de plus en plus DropBox comme serveur cloud de fichiers importants ou urgents et dont le client fonctionne très bien sur Mac, PC, iPhone ou Android. Autrement dit j'ai à tout moment le site web du serveur DropBox, le Mac, le Galaxy et l'iPad qui ont une version synchronisée de ces fichiers.
    Dernier point : la musique. Je garde ma musique (20 000 titres) sur iTunes en back-office malgré tout le mal que j'en pense parce que beaucoup de gens l'utilisent et c'est quand même plus simple de communqiuer avec eux via iTunes; mais en front office j'ai pris l'appli Android/Mac doubleTwist qui synchronise automatiquement iTunes avec sa propre base; ça fonctionne bien pour l'instant.
    Pour info je teste en ce moment Google Musique (en étant passé par une adresse IP américaine) où j'ai uploadé mes 20 000 titres que je peux jouer sur n'importe quel smartphone et PC/Mac du monde entier; un peu long parfois mais ça marche!
    Voilà!

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  11. Merci Luc,

    de partager ton expérience et ce avec tous les détails éclairants.

    De mon côté, je ne suis pas trop avancé ; je m'explicite :
    J'ai besoin d'avoir chez moi, sur support physique (logiciel), mes contacts pour pouvoir gérer leurs détails (catégories, données, notes etc.)

    Pour cela j'utilise Outlook 2010 qui me convient et je trouve que c'est un bon outil pour tenir son agenda et surtout ses contacts.

    Mais pour synchroniser ces contacts avec les contacts google (mail), tu connais la galère.

    Je connais les outils ci-dessous (et j'en ai déjà essayé quelques-uns) mais jamais je n'ai obtenu une synchronisation parfaite et stable.

    GO Contact Sync Mod
    GO Contact Sync
    Sync2
    Outlook4Gmail
    CompanionLink
    GSyncit
    Gcontactsynch

    Il paraitrait que Gmail (version google apps)se synchronise bien avec Exchange (en ligne ou local). Mais je n'ai ni l'un ni l'autre et je n'en ai pas besoin non plus.

    Donc, je me bagarre une ou deux fois par semaine avec les caprices des fichiers .csv contenant mes contacts pour pouvoir mettre à jour mes contacts gmail.

    Tandis que, comme tu le confirmes d'ailleurs, mon téléphone portable Samsung (sous android) n'a aucun mal à se synchroniser,parfaitement, avec Gmail.

    Bon voilà mes "malheurs" :).

    Je reste à l'écoute des évolutions et, sur ton forum, des échos qui viendraient d'autres participants.

    Merci encore.

    Cordialement.


    Ömür

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  12. @ Omur

    Moi j'utilise Gsynct qui fonctionne plutôt bien par contre pas du tout pour les contacts
    Pour les contacts j'utilise GO Contacts Sync Mod

    Bien décocher contacts dans Gsynct

    Pour les notes je n'ai pas trouvé un seul softs efficace

    Pour les taches GSynct fais ce qu'il faut et l'app Google Task est assez complète

    Moi sur mon HD2 android j'utilise Pocket Informant mais je suis très décu de sa version par rapport à pocket informant sur Windows Mobile 6.5

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  13. Pour une synchro des notes Android - Google: tout simplement l'application d'origine Memo qui se synchronise avec Google Documents en y créant un dossier spécifique ; ça a l'air de bien marcher

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  14. Bonjour
    Je vois que vous avez tous essayé plus ou moins de trucs, peut-être pourrez vous m'aidez car je suis au fin fond du desespoir depuis que mon agenda électronique palm de 2005 (dit "2ème cerveau") s'est avéré incompatible avec mon nouveau pc (windos 7,office 2010). j'ai découvert avec ahurissement que si on voulait l'équivalent maintenant il fallait investir dans un "smartphone".
    Et je ne suis pas du tout satisfaite par mon nouveau HP palm pixi...
    J'ai un compte exchange, mais je ne peux pas synchroniser outlook via internet car je suis bloquée : mon institut de recherche ne paye pas pour un certificat de sécurité.
    Je n'ai pas le droit de faire un mirroir de mon compte sur Gmail, et je ne tiens pas à avoir mes infos exposées sur le web.
    La seule solution que j'ai trouvée est une synchro blue touth via un logiciel de synchro (payant) mais qui met mon pauvre téléphone à plat coté mémoire...
    Bref en Prévision de mon prochain achat, je cherche un smartphone
    -si possible pas tactile et/ou avec un clavier
    -synchronisable avec outlook pour l'agenda, les contacts ET les MEMOS (pas les mails)
    - Synchro via une connection fil ou bluetouth, mais pas internet
    Quelqu'un sait si ça existe ?
    PS suis pas fana des Iphones : en général ça ne passe pas chez moi...
    Merci d'avance : je suis perdue entre les différents systèmes

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  15. Bonjour
    je ne peux que confirmer la facilité de travailler avec gmail et android, pour agendas et contacts.
    Mais, depuis hier, mon android ayant été détruit par mes cochons (vrai!), je me retrouve à essayer de synchroniser G agenda avec un nokia en passant par outlook. Mon pb est que , de mes 3 agendas (sous la même adresse gmail) aussi bien gsyncit que google agenda sync n'en copie qu'un seul dans outlook (le premier)
    sauriez vous comment faire pour les avoir tous dans outlook ?
    merci

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  16. J'ai lu avec attention tous vos posts mais n'ai pas vraiment la réponse à mon "petit" problème que j'expose ci-après :
    J'utilise Outlook 2002 (agenda, contacts, tâches) avec deux ordinateurs (W7 et XP) ainsi qu'un windowphone (HTC HD2). La synchronisation entre les 3 terminaux se fait correctement par cable USB.
    Je dois changer de smartphone et envisage l'achat d'un Iphone 4S. Je ne voudrais surtout pas perdre toutes les données de Outlook et souhaiterais les synchroniser avec l'Iphone. Est-ce possible facilement (je ne suis pas Bill Gate), et surtout comment ?
    Merci pour vos réponses.

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  17. Bonjour
    Bon moi je commencerais par ne surtout pas prendre un Ailphone c'est sur
    D'ailleurs je viens juste de quitter mon HD2 pour passer sur One X et comme ça j'ai un vrai android pas un Nand

    MAIS je ne suis toujours pas réellement satisfait de mes synchro

    Certes avec l'évolution du CloudComputing je n'utilises plus les notes ou les taches de la même façon puisque Google mets des Synchro simple en place et puis avec Evernote je gagne en simplicité.

    MAIS je reste en galère pour synchroniser dans les 2 sens un contact avec une photo ou des rendez vous avec des catégories et des Privacy

    A ce jour je tourne encore avec Go Contacts et gSynct

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  18. @David et @rire47: j'ai fait comme David je suis passé sous Android (Samsung Galaxy S2) et en plus comme je suis indépendant maintenant, plus besoin d'Outlook, je suis sous Google pour tout: messagerie, contacts, calendrier, documents, notes, tâches. La synchro est automatique et "on the air" (sans USB) : via Google pour messagerie, contacts, calendrier; via l'appli Android intégrée Memo pour les notes (qui se retrouvent dans un dossier de Google Documents); et via l'appui TaskOS pour les tâches. J'utilise également de plus en plus DropBox pour avoir en permanence quelques fichiers importants disponibles sur le cloud, j'ai pris l'abonnement à 80 Go je crois (comme chez Google où ça vaut 29 euros par an !...). Par contre, désolé David, aucune expérience perse sur les synchro de photo. Je n'aime aucune des appui du marché, que ce soit iPhoto (ah oui au fait je suis sur Mac) ou Picasa, donc c'est un peu le bazar chez moi sur les photos...

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  19. Bonjour à tous,

    comme David et Luc

    j'utilise aussi android et synchronisation des contacts.
    Plusieurs centaines de contacts synchronisés en même pas qques minutes. Sans aucune erreur ni doublon. Emails, photos avec (google+) et agenda idem.

    Comme Luc, je n'ai pas bcp d'éxpérience des contacts avec photos.

    Je ne touche plus outlook (depuis mon post du 26/10/11 ci dessous)

    Et Iphone, je ne veux pas. Déjà Itunes je ne veux même pas en entendre parler :). C'est perso. J'assume.:)

    Une suggestion pour Luc au niveau des services cloud, après avoir essayé hubic, dropbox et sugarsync : 2 services qui roulent très très bien : "Wuala" (le rolls) et "dedikam".


    Cordialement.


    Omur

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  20. Bonjour,

    Pour synchroniser le courrier, les contacts et le calendrier, je passe par EVO. J'ai moi aussi pas mal galéré avec des logiciels mal fichus qui m'ont mis le bazar. EVO est payant, mais il est possible de passer par une version d'essai (c'est ce que j'ai fait avant de faire craquer le portefeuille). J'ai écrit un petit article pour faire la synthèse de mes recherches si ça vous intéresse : http://synchronisationoutlook.unblog.fr/2014/09/02/quelle-alternative-a-google-calendar-sync-error-2016/

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  21. Ouvrez « Paramètres » sur votre appareil.
    Cliquez sur « Mail, Contacts, Calendrier », puis sur « Ajouter un compte ».
    Sélectionnez « Autres ».
    Cliquez sur l’option « Ajout d’un compte CardDAV ».
    Remplissez les champs avec les informations relatives à votre compte :
    . Serveur : google.com
    . Nom d’utilisateur : l’adresse email complète de votre compte Google
    . Mot de passe : le mot de passe de votre compte Google
    . Description : indiquez une description du compte (Contacts professionnels par exemple)

    Une fois les champs remplis, cliquez sur « Suivant » en haut de l’écran et vérifiez que vous avez bien activé l’option « Contacts ».
    Enfin, ouvrez l’application « Contacts » de votre appareil et la synchronisation devrait commencer automatiquement.
    synchroniser contact iphone gmail

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  22. Bonjour,

    Pour une synchro complète entre Gmail et Outlook, je recommande la lecture de cet article : http://synchronisationgmail.blogspot.fr/2014/04/tutoriel-syncronisez-vos-contacts.html

    En gros, l'auteur passe par EVO Collaborator for Outlook (un plug-in d'Outlook). J'ai testé et ça synchronise en quelques secondes.

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